Cet article présente un exemple de gestion des archives d’une fondation universitaire. Il met en lumière l’engagement de la Fondation de l’UQAM à une bonne gestion de ses documents. Le cas du don de violon illustre la diversité des défis auxquels la Fondation est confrontée en matière d’archivage. Il est important de noter que le cas de l’UQAM n’est pas représentatif de toutes les fondations universitaires, mais il offre un exemple de pratiques et d’approches proactives qui contribuent à renforcer les liens entre l’université et sa communauté.
Dans un premier temps, l’article présente la Fondation de l’UQAM. Dans un deuxième temps, il se penche sur la pratique archivistique de la Fondation.
La Fondation de l’UQAM
La Fondation de l’UQAM occupe une place singulière dans le paysage de la philanthropie universitaire. Elle se distingue par un engagement philanthropique ancré dans l’innovation sociale et la collectivité, en favorisant le développement des activités d’enseignement, de recherche et de création au sein de l’université et en soutenant l’excellence académique. Les projets soutenus sont alignés sur les besoins et les priorités de l’Université, tout en favorisant l’émergence d’idées novatrices et leur mise en œuvre.
La Fondation de l’UQAM adopte une approche proactive et exemplaire en matière de conservation des archives, illustrant un engagement actif envers la conservation des données selon les bonnes pratiques et conformément aux récents changements législatifs. La préservation de l’héritage et la maximisation de son impact et son potentiel étant au cœur de ses préoccupations. Dans cette démarche, la Fondation de l’UQAM contribue certainement à faire le pont entre le passé, le présent et l’avenir confirmant une philanthropie durable et moderne.
Cet article explore le dynamisme de la Fondation de l’UQAM et la diversité de ses champs d’action. Il découle de la réalisation d’un entretien réalisé auprès de deux membres clés de son équipe de développement philanthropique : Stella Andreatta de Fleury Araujo, conseillère en dons intermédiaires et Christine Althey, directrice du développement philanthropique. Il met en lumière les efforts déployés par la Fondation pour conserver et valoriser le patrimoine et s’ancrer dans une saine gouvernance assurant la pérennité de ses activités, tout en s’adaptant aux défis et aux opportunités portés par le rectorat de l’université.
Une collecte de fonds dynamique et diversifiée
La collecte de fonds à la Fondation de l’UQAM repose, notamment, sur la mobilisation de toute la communauté universitaire et de partenaires engagés. Au centre de cette mobilisation se trouve la campagne annuelle réalisée auprès des diplômé·e·s. Elle est orchestrée, entre autres choses, par un centre d’appels mobilisant des étudiant·e·s de l’UQAM. La dernière campagne majeure de 2015 à 2022, a permis de lever une somme de 118 848 248 dollars. De plus, le centre d’appels collecte annuellement environ 1,3 millions de dollars auprès des diplômé.es et des employé.es de l’Université. Cette collecte de dons a une importance capitale pour donner les moyens à la Fondation de financer, par exemple, des bourses et offrir un soutien précieux aux étudiant·e·s dans leur parcours académique.
Parmi les initiatives soutenues, la Bourse Luc-d’Iberville-Moreau, d’une valeur de 60 000 $ sur deux années, destinée aux étudiant·e·s envisageant des études doctorales dans les domaines de l’histoire des arts décoratifs, du design, de l’architecture et du paysage. Elle témoigne de l’impact concret des dons reçus. Cette bourse a été créée grâce à un don majeur de la Fondation Luc-d’Iberville-Moreau et vise à encourager les étudiant·e·s qui effectueront des séjours de formation à l’étranger en cotutelle avec l’UQAM.
La mobilisation ne se limite pas aux diplômé·e·s (4% des dons reçus sur l’exercice 2022-2023). Toute la communauté universitaire, du personnel de soutien aux professeur·e·s, est également sollicitée (14% des dons reçus). Des dons extérieurs à l’université, provenant d’ami·e·s de l’université, témoignent de l’engagement de la communauté envers l’UQAM et son avenir (1% des dons). Pour la récente campagne, la fondation UQAM a récolté 52 656 dons, représentant un don individuel médian de 60 $.
En parallèle, la Fondation déploie des efforts pour obtenir des dons majeurs auprès d’autres fondations (59% des dons) et d’entreprises (22% des dons) soucieuses de soutenir des projets d’envergure sociaux et académiques. Par exemple, ledon de 12 millions de dollars de la Fondation Courtois au Centre d’excellence en recherche sur les maladies orphelines – Fondation Courtois (CERMO-FC) est le don le plus important jamais reçu par la Fondation de l’UQAM
En combinant habilement ces différentes sources de financement, la Fondation de l’UQAM parvient à diversifier ses revenus et à garantir la pérennité de ses actions philanthropiques. L’approche préconisée consolide les liens entre l’Université et sa communauté, promeut l’excellence académique et la recherche innovante, plaçant ainsi la Fondation au cœur de l’essor de l’UQAM.
L’ADN de la fondation : soutenir des projets philanthropiques à impact social fort
210 680 $ seront remis au Fonds Richard Béliveau pour la Chaire en prévention et traitement du cancer à la suite de la 11e édition de l’événement 30 minutes à fond pour le Fonds tenu les 18 et 19 novembre 2018 dans les centres Nautilus Plus du Québec Source: Fondation UQAM
La Fondation de l’UQAM s’engage activement dans la promotion de projets philanthropiques à impact social significatif, en lien avec les priorités du nouveau rectorat de l’UQAM. Un premier axe se concentre sur des enjeux sociaux sanitaires. en prévention et traitement du cancer illustre parfaitement cet engagement envers la santé et le bien-être. En soutenant la recherche et les initiatives visant à améliorer la prévention et le traitement du cancer, cette chaire joue un rôle crucial dans la lutte contre cette maladie. Elle développe de nouvelles approches préventives et des moyens de sensibilisation aux modes de vie sains, identifiant notamment des composés thérapeutiques dans l’alimentation humaine. Ces travaux visent à réduire l’incidence et le développement des cancers, avec un laboratoire de recherche spécialisé dans les cancers cérébraux (glioblastome), gynécologiques (sein et ovaire) et colorectaux (côlon).
Un autre axe majeur de l’action philanthropique de la Fondation est la promotion de l’accessibilité aux études supérieures. Les bourses offertes dans ce cadre constituent un pilier essentiel, permettant à un plus grand nombre d’étudiants et d’étudiantes de poursuivre leurs études universitaires malgré les barrières financières. En 2022-2023, 2 245 875 $ ont été attribués en bourses à 908 étudiantes et étudiants. On trouve notamment la bourse France-Allard, offerte pour la première fois lors du concours de l’hiver 2023. D’un montant de 1 000 $, elle est destinée à des mères étudiantes inscrites au baccalauréat en administration ou en sciences comptables pour un retour aux études. Cette initiative s’inscrit dans une démarche d’inclusion et de démocratisation de l’enseignement supérieur, contribuant ainsi à l’épanouissement personnel et professionnel des étudiants et étudiantes.
Enfin, un autre axe à impact social fort s’oriente vers d’autres communautés, notamment les plus jeunes, encore très loin d’être universitaires, et les nouveaux arrivants. Le projet « Un livre à la fois » vise à promouvoir la lecture chez les enfants en les impliquant directement dans la création de leur propre livre. Chaque année, cette activité offre à une centaine d’élèves de l’école Champlain la chance de participer à un projet collectif d’écriture et d’illustration, rendu possible par les efforts conjoints d’étudiantes et d’étudiants en littérature, arts visuels, design graphique et art dramatique. Cette initiative stimule le goût de la lecture chez les jeunes, favorise leur créativité et renforce leur estime de soi, contribuant ainsi à leur développement global. Une autre initiative soutenue grâce à la plateforme de sociofinancement de la Fondation, est « Du camp au campus, parrainage d’étudiantes et d’étudiants réfugié·e·s » pour contribuer à la réussite des jeunes parrainés en leur offrant de quoi soutenir un nouveau départ au Québec.
La Fondation de l’UQAM et la conservation des documents
La gestion des archives d’une fondation universitaire
La Fondation de l’UQAM accorde une grande importance à la gestion rigoureuse de ses données et documents pour garantir la traçabilité et l’intégrité des informations liées aux dons et aux donatrices et donateurs. Madame Althey explique que « tous les dons sont enregistrés dans notre base de données, tous les versements, les historiques des versements de chaque donateur ». Les archives de la fondation conservent des dossiers sur un serveur centralisé et sécurisé, assurant la protection des données personnelles et privées. Contrairement au site web et aux réseaux sociaux de la fondation, qui sont utilisés pour fournir un accès continu à du contenu sélectif pour les publics externes, les archives sont un lieu de dépôt destiné aux professionnel·le·s de la fondation. Les archives sont hébergées de manière la plus sécuritaire qui soit et en conformité avec les meilleures pratiques et lois en vigueur
Pour assurer la sécurité des informations, la Fondation dispose et respecte non seulement une politique de sécurité informatique interne robuste, mais bénéficie également de la politique de sécurité informatique de l’UQAM. Cette double sécurité, en place depuis des années, vise à protéger les renseignements des donateurs·trices et à préserver l’intégrité des données archivées, et ce, conformément à la loi 25 sur la gouvernance et la gestion des ressources informationnelles des organismes publics et des entreprises du gouvernement. En plus du système d’archivage numérique, la Fondation dispose d’un système d’archivage papier interne. Cependant, en raison de l’accumulation de documents au fil des ans, la Fondation collabore avec le service des archives de l’UQAM pour l’archivage de certains documents et opère une transformation numérique accélérée.
Cette gestion proactive est primordiale et reflète les priorités de la direction générale et du conseil d’administration de la Fondation. Elle est essentielle pour plusieurs raisons. Tout d’abord, elle permet de préserver l’héritage institutionnel de la Fondation et de l’UQAM, en documentant les réalisations, les décisions et les événements importants. Ensuite, l’archivage renforce la transparence, facilite la reddition de compte et la responsabilisation d’une fondation envers le public en faisant état, notamment, de rapports, de ses réussites et de ses défis. Enfin, elle permet à la Fondation d’apprendre de son histoire et de ses expériences passées, afin d’améliorer ses pratiques et d’avoir un impact plus efficace à l’avenir. Aussi, lors des discussions avec la Fondation de l’UQAM, il a été mentionné que les archives peuvent être utilisées pour suivre les différents jalons concernant les donateurs et donatrices. Par exemple, lorsque les donateurs.trices atteignent un certain montant de versement, ils peuvent passer dans un cercle de reconnaissance supérieur. Ainsi, la fondation peut célébrer le fait que le donateur soutient la Fondation depuis un certain nombre d’années selon un montant donné, et ainsi de suite. Ces données rassemblent des informations précieuses pour les professionnels.es de la fondation et leur permettre de créer un lien plus étroit et de mieux cibler les échanges avec leur bassin de donateurs.trices.
La préservation du patrimoine culturel à l’UQAM : l’exemple du violon Natalie Benoit
Intérieur du violon: Crédit photo: Nathalie St-Pierre
La Fondation de l’UQAM a reçu en 2023 un don de format inhabituel : les luthiers québécois J.B. Stensland et T. Girard ont offert un violon d’une valeur de 14 500 $ au Département de musique, en hommage à la musicienne Natalie Benoit, diplômée de l’UQAM. Ce geste généreux contribue à enrichir le patrimoine culturel de l’université en offrant aux étudiants un instrument de qualité professionnelle.
La politique de la Fondation autorise les dons matériels tels que des équipements, des livres ou des instruments de musique, si ceux-ci sont acceptés par l’UQAM au préalable. En cas d’acceptation, la Fondation peut délivrer un reçu de charité aux personnes donatrices, sous réserve d’une évaluation de leur juste valeur marchande. L’évaluation des dons inférieurs à 1 000 $ peut être confiée à un expert interne des services de l’Université, tandis que les dons dépassant ce montant doivent être évalués par un expert externe. En cas d’acceptation du don, la Fondation délivre un reçu de charité aux personnes donatrices.
Natalie Benoit. Photo: Marie-Ève Gravel
Ce geste symbolique reflète l’héritage musical de Natalie Benoit, une étudiante de l’UQAM très appréciée, et enrichit le département de musique grâce à la Fondation. Il met en lumière l’importance de préserver et de valoriser le patrimoine culturel de l’Université, tout en soulignant les défis liés à la conservation des dons « vivants » destinés aux étudiant·e·s. Ce don s’inscrit également dans la continuité de la bourse Natalie-Benoit, créée pour soutenir la relève musicale et qui sera décernée à un étudiant ou une étudiante du baccalauréat en musique, concentration pratique artistique, à l’issue du concours de l’hiver 2023.
Pour terminer, la Fondation de l’UQAM démontre l’importance de la philanthropie durable, en s’adaptant aux défis actuels tout en conservant les valeurs qui ont fait sa renommée. Son engagement envers l’innovation sociale, la conservation patrimoniale et la transparence fait d’elle un acteur important dans le soutien à la recherche, à l’éducation et à la culture, contribuant ainsi au rayonnement de l’UQAM.
Christine:
À la Fondation de l’UQAM depuis 10 ans, Christine Althey a une grande expérience en gestion des opérations et des stratégies de sollicitation massive. En 2023, elle assume la direction par intérim du développement philanthropique de la Fondation et s’occupe de la sollicitation des organisations et des grands donateurs.
Stella:
Détentrice d’un diplôme de Maîtrise en management des entreprises culturelles de HEC Montréal, Stella travaille dans le milieu de la philanthropie depuis 2019, notamment dans le domaine de la culture. Elle intègre l’équipe de la Fondation de l’UQAM depuis 2021 à titre de conseillère aux dons intermédiaires et s’occupe, entre autres, des bourses d’études personnalisées ainsi que les dons en biens.